第六十条　电子文件与传统载体文件并存的，应当在电子档案管理信息系统内将二者建立关联。

电子文件整理应当按照本规定第三十、三十一条执行，具体可以参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）。

第六十一条　电子档案管理应当实施全方位的安全与保密措施，确保电子档案安全。

第六十二条　企业电子档案应当根据国家有关规定，按照《电子档案移交与接收办法》的信息组织方式实施在线和离线存储，重要档案应当离线存储、一式三套。

第六十三条　企业应当制定电子档案管理信息系统备份策略，实施电子档案管理信息系统备份管理。

第六十四条　企业应当定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，对存在问题或风险的电子档案及时进行迁移或采用经过评估的其他技术延长其可用时间。

电子档案迁移应当按照确认需求、评估风险、制定实施方案、测试与实施、评估与结果报告的步骤进行，确保过程可控。迁移活动应当在电子档案管理过程元数据中记录。

电子档案迁移后，根据本企业实际，对迁移前的电子档案进行销毁或留存。

第六十五条　企业应当积极开展传统载体档案数字化工作，保证数字化过程规范安全。具体可以参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62）等。

第六十六条　销毁电子档案和传统载体档案数字化成果，应当确保在线存储设备、容灾备份系统、离线存储介质中均不可识读。

第六十七条　来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可仅以电子形式作为凭证使用。



第八章　监督管理



第六十八条　企业应当接受并配合档案主管部门依法组织开展的档案检查，检查内容包括：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用等情况；档案信息化建设和信息安全保障情况；对所属单位等的档案工作监督和指导情况。

第六十九条　企业发现存在档案安全隐患的，应当及时采取措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。

有下列情形之一的，应当视为存在档案安全隐患：

（一）档案库房选址、设计、建设不规范，库房面积严重不足的；

（二）缺乏必要的设施、设备，或者设施、设备老化，性能不符合要求，存在档案保管安全隐患的；

（三）档案资源未集中统一管理，面临散失、损毁危险的；

（四）电子档案管理信息系统或者功能模块不符合安全保护要求，关键功能缺失，无法确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规的；

（五）对电子档案的接收、存储、备份不规范，无法确保电子档案长期有效的；

（六）档案开放审核、利用程序不规范，致使开放、利用的档案内容存在安全风险的；

（七）委托档案服务不符合规定的；

（八）存在其他严重危及档案实体和信息安全的。

第七十条　档案主管部门发现企业存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。

第七十一条　国有企业应当按照资产归属关系定期对所属单位的档案工作开展检查考核。检查考核时应当制定计划、明确标准、完善过程记录、反馈结果、督促问题归零，确保检查考核工作形成闭环。

第七十二条　企业任何单位和个人有权向档案主管部门和有关机关举报企业档案违法行为。

接到举报的档案主管部门或者有关机关应当及时依法处理。



第九章　奖励与处罚



第七十三条　有下列情形之一的，档案主管部门和企业应当根据实际情况进行表彰奖励：

（一）档案收集、整理、移交成绩显著的；

（二）档案保管、保护和现代化管理成绩显著的；

（三）档案开发利用、宣传、教育取得突出效果的；

（四）在档案学理论研究、档案科研方面做出重要贡献的；

（五）在重大活动、突发事件应对管理档案工作和档案应急处置中表现突出的；

（六）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第七十四条　对违反本规定的企业或个人，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规予以处理。



第十章　附　　则



第七十五条　各省、自治区、直辖市档案主管部门可以根据本规定制定实施细则。

第七十六条　科技事业单位可以参照本规定执行。

第七十七条　本规定由国家档案局负责解释，自2023年10月1日起施行。国家档案局2002年7月22日发布的《企业档案管理规定》同时废止。



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