办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范，支撑电子文件收集、整理、归档等业务。

第十六条　电子文件应当与元数据一并归档。电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求。

第十七条　电子文件形成部门应当在电子文件形成、办理、收集过程中完成保管期限鉴定、分类、命名等工作，确保电子文件符合归档要求，并且完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。

电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。

党政机关电子公文归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。其他组织机构电子文件归档可以参照处理。

第十八条　电子文件形成部门和电子档案管理部门应当对提交归档的电子文件及其元数据等相关信息进行清点、登记，对其真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，并由相关责任人确认。

第十九条　电子档案管理部门应当对接收的电子档案进行审核、编制档号、确认保管期限等工作，确保电子档案符合档案管理要求。



第四章　电子档案移交与接收



第二十条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交电子档案。档案馆应当做好接收工作，对于符合国家相关法律法规以及标准规范要求的电子档案，不得拒绝接收。

经同级档案主管部门同意，专业性较强或者需要保密的电子档案，可以按照国家有关规定延长向档案馆移交的期限。

经档案馆同意，对于未到国家规定移交期限的电子档案，明确划分在移交期限届满前该电子档案所涉及的利用、转换、迁移等权责后，可以提前交档案馆保管。涉及政府信息公开事项的，应当按照《中华人民共和国档案法》第十五条第二款规定办理。

第二十一条　机关、团体、企业事业单位和其他组织向档案馆移交电子档案，应当符合下列要求：

（一）按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；

（二）电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；

（三）采用技术手段加密的电子档案应当去除加密措施后移交；

（四）移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。

第二十二条　档案馆应当按照国家相关标准规范要求对移交的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可办理交接手续，接收登记入库。

第二十三条　电子档案移交接收应当通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线移交条件的，应当配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交，存储介质的选择和检测应当符合国家有关标准规范要求。



第五章　电子档案保管与处置



第二十四条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建设符合国家有关标准规范要求的电子档案管理信息系统，并与办公自动化系统、业务系统相互衔接。

档案馆应当建设符合国家有关标准规范要求的应用系统，支撑电子档案接收、存储、备份、鉴定、开发、利用、统计转换、迁移、销毁等工作。

第二十五条　组织机构应当对电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源进行统一管理。

国家档案馆应当建设专用局域网络，配备服务器、存储、安全等设施设备，用于集中管理档案数字资源。

第二十六条　组织机构应当加强电子档案备份工作，制定电子档案备份工作方案，对电子档案、电子档案管理信息系统等进行完整备份。

应当在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选择至少两种符合长期安全管理要求的存储介质，以在线方式和离线方式保存至少三套完整数据，每种介质上保存一套完整数据，一套在线应用，两套备份。应当制定检测策略，定期对电子档案可读状况、所处软硬件环境、存储介质完好程度等保管情况进行检测，发现问题及时处理，必要时对电子档案数据进行转换、迁移。

第二十七条　档案馆应当对重要电子档案进行异地备份，根据需要有条件的档案馆可以建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理信息系统的备份与灾难恢复。机关、团体、企业事业单位和其他组织可以参照执行。

国家档案馆可以建设电子档案备份中心，提供电子档案备份服务。

第二十八条　组织机构应当建立电子档案转换与迁移制度，经技术需求分析、风险评估，确有必要的，对电子档案、电子档案管理信息系统等进行转换、迁移，并留存操作过程记录。转换、迁移后，应当对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。

第二十九条　组织机构应当定期对达到保管期限的电子档案进行鉴定。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并变更相关管理数据。

第三十条　电子档案销毁工作应当遵守国家有关规定，履行相关审批手续，禁止擅自销毁电子档案。

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