司法部 国家档案局关于印发《公证档案管理办法》的通知

司发〔2025〕1号

各省、自治区、直辖市司法厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团司法局、档案局：

为完善公证档案管理制度，有效保护和利用公证档案，根据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》等法律法规，司法部、国家档案局对《公证档案管理办法》（1988年3月18日（88）司发公字第062号）进行了修订。现印发你们，请结合实际遵照执行。

司法部 国家档案局

2025年5月21日

公证档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公证档案管理，有效保护和利用公证档案，根据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《公证程序规则》等规定，结合公证工作和档案工作实际，制定本办法。

第二条 公证档案是指公证机构在公证活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。公证档案是国家档案的重要组成部分。

第三条 国务院司法行政机关负责制定全国统一的公证档案工作制度，并与国家档案主管部门对全国公证档案工作进行监督、指导和检查。

县级以上地方司法行政机关与档案主管部门对本行政区域内的公证档案工作进行监督、指导和检查。

公证协会配合司法行政机关开展对公证档案工作的指导和培训。

第四条 公证档案实行集中管理，维护公证档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

第二章 管理工作职责

第五条 公证机构应当依法确定、配备档案工作人员，主要职责是：

（一）负责收集、整理、保管、统计本机构的档案，做好档案的接收、登记和移交，开展档案利用工作；

（二）指导、督促和检查公证文书材料立卷归档工作；

（三）定期对公证档案数量进行清点、对保管状况进行检查，并建立检查和处理情况台账；

（四）做好公证档案利用工作，监督公证档案在公证机构指定区域查阅、摘录，按照规定复制公证档案；

（五）组织开展档案鉴定与销毁工作；

（六）严格遵守保密规定，履行保密义务，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；

（七）完成与档案工作有关的其他任务。

第六条 公证机构应当设立符合国家相关标准的档案库房，配置必要的设施设备，加强档案管理，确保档案安全。

第七条 公证机构通过购买服务方式委托档案服务企业开展公证档案整理、寄存、开发利用、数字化加工、电子档案管理技术支持的，应当严格审核档案服务企业的信息安全保障能力和业务资质，签订委托协议，明确档案服务的范围和标准，对档案服务进行事前、事中、事后全过程监督。

档案服务企业应当建立完备的档案服务管理制度，采取有效措施和技术手段，实施场所、系统、设备和人员全方位监管，遵守安全保密规定，确保公证档案实体、信息载体和档案信息安全。

第三章 整理与利用

第八条 公证业务办结后或者公证机构作出不予办理公证、终止公证的决定后，承办公证员应当按照立卷归档要求及时整理立卷，定期向档案工作人员移交，不得拒绝立卷归档或者将归档材料据为己有。

第九条 公证档案一般以卷为单位进行整理，按照一证一卷、一卷一号的原则立卷。当事人为同一目的而申请办理的数项公证，可以合并为一卷。

第十条 公证档案整理工作应当确保公证文书材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。

第十一条 归档的公证文书材料一般应当为原件。正卷的归档范围主要包括：

1.公证书正本；

2.公证书原本（审批稿、签发稿）；

3.公证申请表；

4.当事人的身份证明；

5.当事人提供的有关证明材料；

6.当事人申请证明的文书原件或者底稿，如遗嘱、合同、委托书等；

7.告知书；

8.询问笔录；

9.审查、核实所取得的证明材料；

10.履行反洗钱义务形成的材料；

11.公证书领取回执、发送记录；

12.公证费收费凭证，减免申请与审批意见；

13.其他需要归档的文书材料。

公证机构内部对公证事项的讨论意见和有关请示、批复等材料，应当装订成副卷，与正卷一起保存。

第十二条 公证案卷应当编制档号，档号结构应当根据立卷归档要求按照“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—业务类别代码—案卷号”编制。

第十三条 公证档案利用包括对公证档案的查阅、复制、摘录等，原则上只能利用档案正卷相关内容。

公证机构应当建立公证档案利用制度，根据公证档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批、登记手续。

第十四条 本公证机构工作人员利用公证档案，应当履行审批、登记手续；未经许可，公证机构工作人员不得将公证档案带离指定区域。

第十五条 本公证机构以外的单位、个人利用公证档案，按照下列情况处理：

总共3页  1 [2] [3] 
下一页