第十五条 拖拉机档案和联合收割机档案编号为拖拉机、联合收割机的登记编号。
　　　拖拉机驾驶证档案和联合收割机驾驶证档案按照相关行业标准规定编号。
　　　第十六条 办理单项牌证业务的档案资料首页应设置目录。目录应当记载档案编号、业务种类、档案资料名称等信息。
　　　第十七条 牌证业务档案资料以左页边和下页边为准叠放整齐，装订成册。

第三章 档案保管
　　　第十八条 农机安全监理机构应当确定牌证业务档案管理专门人员和岗位职责，并建立相应的管理制度。
　　　任何单位和个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造牌证业务档案，不得随意泄露档案信息。
　　　第十九条 农机安全监理机构应当设置专用档案室(库)，并在档案室(库)内设立档案查阅室。档案室(库)应当远离易燃、易爆和有腐蚀性气体等场所，并配置防火、防盗、防高温、防潮湿、防尘和防虫鼠的设施和设备。
　　　第二十条 保管牌证业务档案应当使用规范的档案装具和符合相关标准的档案用品。
　　　牌证业务档案装袋保管。档案袋规格式样由农业部农业机械化管理司制定。
　　　牌证业务档案按照档案编号从小到大排列。按照从上到下、从左到右的方式装柜存放保管。
　　　第二十一条 除拖拉机、联合收割机迁出辖区和拖拉机、联合收割机驾驶证转出以外，已入库的牌证业务档案原则上不得出库。确须出库的，应当登记并完善交接手续。
　　　第二十二条 办理拖拉机停驶、核发年度检验合格标志和签注联合收割机行驶证年度检验合格有效期业务留存的相应资料可以不存入牌证业务档案袋，按顺序排列，单独集中保管。拖拉机、联合收割机迁出和注销的，须将最近2年核发拖拉机年度检验合格标志或者签注联合收割机行驶证年度检验合格有效期的相应业务资料存入拖拉机、联合收割机档案。
　　　教练用拖拉机、联合收割机的档案应当按各自的登记编号顺序单独集中保管。
　　　第二十三条 牌证业务纸质档案按照以下分类确定保管期限：
　　　（一）拖拉机、联合收割机牌证业务档案，永久保管。
　　　（二）被吊销拖拉机驾驶证的档案，按吊销年限确定保管期限(分别为2年、5年、10年、永久)。
　　　（三）其他原因注销的牌证业务档案，保管期限为2年。
　　　（四）被撤销许可的牌证业务档案，保管期限为3年。
　　　（五）拖拉机、联合收割机年度检验资料，保管期限为2年。
　　　第二十四条 超过保管期限的牌证业务档案，经鉴定确无保存价值的，应制作档案销毁登记簿，书面报告省级农机安全监理机构，经书面批准后方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁档案。
　　　档案销毁登记簿应当记载档案类别、档案编号、注销原因、保管到期日期等信息。
　　　第二十五条 农机安全监理机构销毁牌证业务档案，应当指定监销人、销毁人和销毁地点，防止档案遗失和泄密。
　　　销毁档案应当制作档案销毁记录，记载档案类别、份数、批准机关及批准文号、销毁地点、销毁日期等信息。监销人和销毁人要在档案销毁记录上签字。
　　　档案销毁记录连同档案销毁登记簿装订成册，永久保管。
　　　第二十六条 因意外事件致使牌证业务档案损毁、丢失的，承担牌证业务档案管理具体工作的农机安全监理机构应当按下列程序补建：
　　　（一）书面报告省级农机安全监理机构审批。
　　　（二）省级农机安全监理机构书面批准后，打印计算机管理系统内的所有记录信息并补充收存拖拉机、联合收割机所有人或者驾驶人身份证明复印件和行驶证、驾驶证复印件补建档案。
　　　（三）牌证业务档案补建完毕后报省级农机安全监理机构审核，核准后出具书面核对公函。
　　　（四）将省级农机安全监理机构书面批准补建档案的文件和补建档案的核对公函存入补建后的档案。
　　　牌证业务档案在办理转出尚未转入期间损毁或者丢失的，由转出地的农机安全监理机构申请补建。
第四章 档案服务
　　　第二十七条 农机安全监理机构使用计算机信息系统办理牌证业务，按规定的内容和形式采集并存储相关信息，形成电子档案并永久保管。电子档案必须与纸质档案记载内容完全一致。
　　　农机安全监理机构可以按权限查询牌证业务电子档案。
　　　第二十八条 农机安全监理机构应当按年度从电子档案中提取存档信息，打印建立牌证业务档案总账和分账。
　　　牌证业务档案总账按档案类别建立，分账可根据实际需要建立。
　　　第二十九条 农机安全监理机构对因公办案需要查阅牌证业务档案的，应当审查其提交的档案查询公函和经办人工作证明；对拖拉机、联合收割机所有人或者驾驶人查阅本人牌证业务档案的，应当审查其身份证明。
　　　查阅牌证业务档案应当填写牌证业务档案查阅登记簿，报经业务领导批准，在档案查阅室进行，并有档案管理人员在场。档案查询公函应当存入牌证业务档案。
　　　需要出具证明或者复制档案资料的，应当经业务领导批准并在证明材料或者档案复制件上加盖业务专用章。

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