国家安全监管总局办公厅关于印发《安全生产监管监察部门音像电子文件归档管理规定》的通知

安监总厅〔2016〕134号


各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局，各省级煤矿安全监察局：

为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，规范音像电子文件归档和管理工作，国家安全监管总局制定了《安全生产监管监察部门音像电子文件归档管理规定》，现印发给你们，请遵照执行。

国家安全监管总局办公厅

2016年12月21日

安全生产监管监察部门

音像电子文件归档管理规定

第一章 总则

第一条 为加强各级安全生产监督管理部门、煤矿安全监察机构（以下统称安全生产监管监察部门）音像电子文件的归档管理，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《档案著录规则》（DA/T18-1999），制定本规定。

第二条 本规定所指音像电子文件由能够反映有关安全生产监管监察部门工作的数码照片、数码录音、数码录像文件组成，是指使用数字设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件、数字音频文件和数字视频文件，包括经数字化转换的纸质照片、模拟声音信号（如录音带）、模拟影像信号（如录像带）所形成的电子文件。

第三条 本规定所指音像电子档案是指具有查考和利用价值并归档保存的音像电子文件，由内容、结构和背景组成。

第四条 音像电子档案实行集中统一管理。拍摄者或承办单位负责对音像电子文件及时整理，并著录详细说明信息，档案部门对整理归档工作进行监督和业务指导，负责音像电子档案的接收、保管、统计和提供利用。

第二章 归档

第五条归档范围。

（一）记录本单位的重大活动、重要会议、重要工程。

（二）记录本单位组织或参与处置重大事件、抢险救援活动，包括自然灾害、事故、突发事件。

（三）记录本单位法制建设、安全执法、隐患治理、行政许可、专项整治、督查督办、安全宣教等工作的过程及成果。

（四）记录本单位劳动模范、先进人物及其典型活动。

（五）本单位历届领导班子成员的证件照片。

（六）记录上级领导和著名人物前来本单位检查、视察工作或参加与本单位有关的重大公务活动。

（七）其他具有保存价值的音像类电子文件。

第六条 归档要求。

（一）归档的音像电子文件应齐全、完整，记录客观、系统，主题明确、画面完整、音像清晰。

（二）数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，未经过裁剪、修饰等操作。对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片作为一组归档，反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

（三）以活动中直接形成的数码录音、数码录像文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的电子文件也应收集归档。

（四）音像电子文件应以通用或长期保存格式归档。数码照片为JPEG、TIFF或RAW格式，数码录音文件为WAV、MP3格式，数码录像文件为MPEG、AVI格式。

（五）音像电子文件归档时，应参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）由移交人员和档案部门共同进行电子文件真实性、完整性、可用性以及病毒感染的鉴定和检测，并办理移交。重大活动有宣传报道的，应将与拍摄内容相关的宣传报道材料电子版一并归档。

第七条 音像电子文件在拍摄或转换完成后，应及时整理和归档，最迟不超过次年3月底。

各单位应不定期开展档案征集活动，收集与本单位及所属机构有关的、反映安全生产监管监察工作的音像电子文件。

第三章 整理和著录

第八条 音像电子档案的保管期限定为永久。

第九条音像电子档案分为数码照片、数码录音、数码录像三类，其分类代码分别为ZP、LY、LX。

第十条 音像电子档案应按照档号命名规则在存储器中逐级建立并命名文件夹。

第十一条 数码照片文件的整理。

（一）数码照片以照片组为单位进行整理，同一会议、活动、项目或反映同一问题、事由的若干张数码照片组成一个照片组。

（二）数码照片文件以档号命名。档号由档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、照片组号、张号组成。

档案室代号：总局档案馆分配给各立档单位的代号，由4位阿拉伯数字组成。

全宗号:地方档案馆分配给各立档单位的代号。

照片组号：同一年度内的照片组号按形成时间顺序从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

张号：同一照片组号内数码照片按形成时间顺序从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

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