（三）数码照片档案按分类、年度、照片组逐级分层次建立并命名文件夹。即在“数码照片”文件夹下按不同年度建立并以年度命名文件夹，同一年度文件夹内按不同组号分别建立和命名文件夹，也可以该组号加题名命名，组号与题名之间加两个空格。

（四）与一组照片内容相关的宣传报道材料电子版存储为txt格式，以报道标题加存储格式命名，存储在末级文件夹下。

示例：2009年档案室代号为2110的单位拍摄的××省安全生产工作会议数码照片为2009年第１组，共有10张，存储格式为JPEG，该组第10张照片的文件名应为：2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg，宣传报道材料文件名为：2009年××省安全生产工作会议召开.txt。存放路径为：

盘符：\音像电子档案\数码照片\2009\0001\

或盘符：\音像电子档案\数码照片\2009\0001 2009年××省安全生产工作会议\

第十二条数码录音、数码录像文件的整理。

（一）数码录音、数码录像文件以自然件为单位整理，以档号命名，按形成时间顺序排列。其档号由档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、件号组成。同一年度内件号从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

（二）数码录音、数码录像档案按分类、年度、件号逐级分层次建立并命名文件夹。以件号命名文件夹，可以加题名，件号与题名之间加两个空格。

（三）与一件数码录音、录像档案内容相关的宣传报道材料电子版为txt格式，以报道标题加存储格式命名，存储在末级文件夹下。

示例：2010年档案室代号为2110的单位录制了1组关于安全生产检查活动视频，是2010年第3个视频文件，视频文件格式为AVI，文件名应为：2110-LX-2010-0003.avi,宣传报道材料文件名为：××省深入开展安全生产大检查活动.txt。存放路径为:

盘符：\音像电子档案\数码录像\2010\0003\

或盘符：\音像电子档案\数码录像\2010\0003 ××省2010年8月安全生产检查\

第十三条音像电子文件整理过程中应采取有效的病毒防护措施，免受计算机病毒的感染。

第十四条 音像电子档案著录应真实、完整、详细，便于检索。题名和文字说明应综合运用时间、地点、人物、事由、背景等要素。数码照片档案和数码录音、录像档案著录项目及说明见附件1、附件2。

第四章 存储、保管和利用

第十五条 音像电子档案可分别存储在计算机硬盘、一次写光盘和专用移动硬盘上。

第十六条 光盘应采用单片光盘硬盒竖立存放，盒内附有标识。不得直接在盘面上粘贴标记。档案光盘标识见附件3。

第十七条 存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17-20℃，相对湿度应控制在35%-45%。

第十八条 对存储音像电子档案的光盘、移动硬盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

第十九条对存储在光盘、移动硬盘上的音像电子档案，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

第二十条 音像电子档案的利用按各单位档案利用借阅制度进行，利用时应确保档案信息安全。

第五章 附则

第二十一条 本规定由国家安全监管总局档案馆负责解释。

第二十二条 本规定自2017年1月1日起施行。

附件：1.数码照片档案著录项目及说明

2.数码录音、录像档案著录项目及说明

3.档案光盘标识及说明

附件1

数码照片档案著录项目及说明



数码照片档案的著录字段至少应包括档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、照片组号、张号、组题名、文字说明、张数、摄影者、时间、保管期限、光盘号、部门、参见号、备注等，档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、照片组号、张号也可不分别著录，直接著录为档号。

1.年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字表示。

2.组题名：本组照片所共同反映的主要内容。

3.文字说明：组内每张照片所反映的主要内容，包括人物（姓名、单位、职务、照片中所处位置）、地点、事由等。

4.张数：一个照片组内数码照片的数量。

5.摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。

6.时间：数码照片拍摄的日期，采用8位阿拉伯数字，如：2012年12月1日著录输入20121201。

7.光盘号：指存储数码照片档案信息的光盘序号。

8.部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。

9.参见号：与本组照片有密切联系的其他载体档案的档号。

10.备注：其他需要说明的情况。如有相关宣传报道材料的，可在备注中记录报道标题。

附件2

数码录音、录像档案著录项目及说明


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