数码录音、录像档案的著录字段至少应包括档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、件号、题名、摄录时间、持续时间、摄录者、保管期限、光盘号、部门、参见号、备注等。档案室代号（或全宗号）、分类代码、年度、件号也可直接著录为档号。

1.题名：反映数码录音、录像档案的主要内容，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素，如涉及多位重要人物出席或讲话的活动，应标注出文件中涉及的全部人物姓名、单位和职务。

2.摄录时间：录音、录像文件录制日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。

3.持续时间：一个文件的拍摄时长，以分钟为计量单位。

4.部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。

5.参见号：与本件音像电子档案有密切联系的其他载体档案的档号。

6.备注：其他需要说明的情况。如有相关宣传报道材料的，可在备注中记录报道标题。

附件3

档案光盘标识及说明









档案光盘标识

年 度

光 盘 号


光盘内容




分类代码

容量


件（张）数

保管期限


制作单位

制作日期

























1.光盘号：存储音像电子档案信息的光盘序号，可以在同一年度下排列流水号，也可以跨年度排列流水号。由4位阿拉伯数字组成，不足4位的在前补数0”。

2.年度：光盘内音像电子档案的形成年度，采用4位阿拉伯数字表示。不同年度、不同类型的音像电子档案应分别存储在不同光盘内。

3.光盘内容：光盘内档案信息内容的简要说明，标明光盘存储内容所对应的起止照片组号或件号。

4.分类代码：光盘内存储内容的分类：ZP、LY、LX。

5.容量：光盘内存储数据的容量，如：4.2G。

6.件（张）数：光盘内存储的数码录音、录像档案的件数或数码照片的张数。

7.保管期限：光盘内档案的保管期限，统一填写为：永久。

8.制作单位：制作光盘内容的承办单位名称。

9.制作日期：制作光盘的年、月、日，采用8位阿拉伯数字。

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